Командировочная политика
Рассказываем, что это такое и зачем она нужна вашей компании.
Командировки в вашей компании являются неотъемлемой частью рабочего процесса? Тогда вам нужна командировочная политика. Ее цель - исключить спонтанные и неконтролируемые расходы на деловые поездки, а также упростить и сделать более прозрачным порядок заказа тревел-услуг.
Командировочная политика - это правила и лимиты. Общепринятых стандартов не существует: каждая компания самостоятельно решает, какая категория сотрудников имеет право пользоваться воздушным или железнодорожным транспортом, жить в отелях той или иной "звездности", пользоваться арендой машины с водителем или перемещаться от объекта к объекту исключительно на общественном транспорте.
Однако это далеко не все.
Наш собственный опыт работы с корпоративными клиентами позволил выделить ряд основных моментов, которые могут привести к перерасходованию командировочного бюджета.
Разберем каждый момент.
Отсутствие отдела организации командировок. Если на вашем предприятии каждый сотрудник самостоятельно осуществляет покупку билетов и отелей, это значит, что к концу года вас может ожидать неприятный сюрприз в виде перерасхода бюджета на командировки.
Сотрудники, отправляясь в деловую поездку, прежде всего думают о личном комфорте. И это вполне нормально. Все дело в том, что уровень комфорта и потребностей у людей разный. Зачем ехать в плацкартном вагоне, когда можно в купе? Зачем покупать билет на поезд, когда есть самолет? Зачем жить в бюджетной гостинице рядом с предприятием, когда можно жить в центре с завтраком и ужином?
Даже если на предприятии есть командировочная политика, но нет службы, координирующей заказ тревел-услуг, говорить о том, что именно вы управляете бюджетом, не приходится. Когда вам предъявляют уже приобретенный билет по цене в 2 раза выше средней стоимости, вы никак не можете на это повлиять. Основной аргумент в таких случаях: «Других билетов/отелей/машин не было».
Создание на предприятии службы организации командировок дает ощутимый экономический эффект. Эта служба проверяет каждую предложенную услугу на соответствие командировочной политике до момента ее приобретения. Таким образом, исключается покупка более дорогих услуг сверх установленного лимита.
Высокая вовлеченность сотрудников. У вас есть командировочная политика и даже создана служба организации командировок, но расходы все равно остаются большими? Обратите внимание, не продолжают ли сотрудники активно участвовать в процессе заказа услуг.
Не секрет, что для части сотрудников командировка – это источник дополнительного дохода, особенно в части проживания в гостинице. Практика договоренностей с отелями сложилась в советские времена и продолжается по сей день. Завышение цен, продажа отелем услуг даже когда сотрудник там не проживает, – это самые типичные ситуации, которые возникают в ходе бронирования гостиниц. К сожалению, потери от подобных коррупционных схем довольно ощутимые.
Выход имеется. Предприятию и агентству необходимо совместно выработать список контрактных отелей, в которых цены и условия проживания полностью отвечают командировочной политике предприятия. Выбор отеля у командированных сотрудников может быть только из утвержденного списка. Безусловно, важнейшим критерием отбора, помимо цены, должны стать условия проживания, ведь сотрудник, находясь в командировке, должен иметь возможность для нормального отдыха в конце рабочего дня.
Двойные стандарты. В процессе работы с командированными очень важно соблюдать единый подход и принцип равенства. На работу отдела организации командировок не должен влиять ни административный, ни личностный фактор. К примеру, если условия командировочной политики предписывают всем сотрудникам среднего звена, вне зависимости от должности, проживать в отеле стоимостью не выше 3000 рублей, то исключений для отдельных сотрудников лучше не делать. Принцип равенства условий помогает предприятию сохранять здоровую рабочую среду в коллективе, а это напрямую влияет на лояльность сотрудников по отношению к работодателю.
Отсутствие контроля за работой агентства. Контроль за ценами – очень важный инструмент в планировании и управлении командировочным бюджетом. Финансовым службам предприятия важно иметь постоянную обратную связь как со службой организации командировок, так и с агентством. Наиболее прозрачные отношения у предприятия и агента возникают при заключении агентского договора. Данная форма отношений обязывает агента предоставлять клиенту документы от поставщиков, подтверждающие расходы на организацию командировки. При таком взаимодействии агент всегда честен с клиентом и продает услуги по реальным, а не завышенным, ценам.
Хотите стать нашим клиентом? Напишите нам!
Командировочная политика - это правила и лимиты. Общепринятых стандартов не существует: каждая компания самостоятельно решает, какая категория сотрудников имеет право пользоваться воздушным или железнодорожным транспортом, жить в отелях той или иной "звездности", пользоваться арендой машины с водителем или перемещаться от объекта к объекту исключительно на общественном транспорте.
Однако это далеко не все.
Наш собственный опыт работы с корпоративными клиентами позволил выделить ряд основных моментов, которые могут привести к перерасходованию командировочного бюджета.
Разберем каждый момент.
Отсутствие отдела организации командировок. Если на вашем предприятии каждый сотрудник самостоятельно осуществляет покупку билетов и отелей, это значит, что к концу года вас может ожидать неприятный сюрприз в виде перерасхода бюджета на командировки.
Сотрудники, отправляясь в деловую поездку, прежде всего думают о личном комфорте. И это вполне нормально. Все дело в том, что уровень комфорта и потребностей у людей разный. Зачем ехать в плацкартном вагоне, когда можно в купе? Зачем покупать билет на поезд, когда есть самолет? Зачем жить в бюджетной гостинице рядом с предприятием, когда можно жить в центре с завтраком и ужином?
Даже если на предприятии есть командировочная политика, но нет службы, координирующей заказ тревел-услуг, говорить о том, что именно вы управляете бюджетом, не приходится. Когда вам предъявляют уже приобретенный билет по цене в 2 раза выше средней стоимости, вы никак не можете на это повлиять. Основной аргумент в таких случаях: «Других билетов/отелей/машин не было».
Создание на предприятии службы организации командировок дает ощутимый экономический эффект. Эта служба проверяет каждую предложенную услугу на соответствие командировочной политике до момента ее приобретения. Таким образом, исключается покупка более дорогих услуг сверх установленного лимита.
Высокая вовлеченность сотрудников. У вас есть командировочная политика и даже создана служба организации командировок, но расходы все равно остаются большими? Обратите внимание, не продолжают ли сотрудники активно участвовать в процессе заказа услуг.
Не секрет, что для части сотрудников командировка – это источник дополнительного дохода, особенно в части проживания в гостинице. Практика договоренностей с отелями сложилась в советские времена и продолжается по сей день. Завышение цен, продажа отелем услуг даже когда сотрудник там не проживает, – это самые типичные ситуации, которые возникают в ходе бронирования гостиниц. К сожалению, потери от подобных коррупционных схем довольно ощутимые.
Выход имеется. Предприятию и агентству необходимо совместно выработать список контрактных отелей, в которых цены и условия проживания полностью отвечают командировочной политике предприятия. Выбор отеля у командированных сотрудников может быть только из утвержденного списка. Безусловно, важнейшим критерием отбора, помимо цены, должны стать условия проживания, ведь сотрудник, находясь в командировке, должен иметь возможность для нормального отдыха в конце рабочего дня.
Двойные стандарты. В процессе работы с командированными очень важно соблюдать единый подход и принцип равенства. На работу отдела организации командировок не должен влиять ни административный, ни личностный фактор. К примеру, если условия командировочной политики предписывают всем сотрудникам среднего звена, вне зависимости от должности, проживать в отеле стоимостью не выше 3000 рублей, то исключений для отдельных сотрудников лучше не делать. Принцип равенства условий помогает предприятию сохранять здоровую рабочую среду в коллективе, а это напрямую влияет на лояльность сотрудников по отношению к работодателю.
Отсутствие контроля за работой агентства. Контроль за ценами – очень важный инструмент в планировании и управлении командировочным бюджетом. Финансовым службам предприятия важно иметь постоянную обратную связь как со службой организации командировок, так и с агентством. Наиболее прозрачные отношения у предприятия и агента возникают при заключении агентского договора. Данная форма отношений обязывает агента предоставлять клиенту документы от поставщиков, подтверждающие расходы на организацию командировки. При таком взаимодействии агент всегда честен с клиентом и продает услуги по реальным, а не завышенным, ценам.
Хотите стать нашим клиентом? Напишите нам!